Kementerian Ketenagakerjaan bersama Kementerian Hukum dan HAM melakukan penyederhanaan perizinan penggunaan Tenaga Kerja Asing (TKA). Penyederhanaan dilakukan dengan memperingkas pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2018. Di dalamnya tertuang poin Peraturan Menteri Ketenagakerjaan tentang Tata Cara Penggunaan TKA dan Peraturan Menteri Hukum dan HAM tentang Tata Cara Pemberian Visa dan Izin Tinggal Bagi TKA.

Penyederhanaan aturan itu mengintegrasikan sistem pelayanan melalui aplikasi teknologi berbasis web bernama TKA online. TKA online adalah aplikasi teknologi informasi berbasis web untuk memberikan pelayanan kepada pemberi kerja TKA melalui laman tka-online.kemnaker.go.id. TKA online juga digunakan untuk mendapatkan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) bagi para pemberi kerja TKA.

Adapun proses perizinan penggunaan TKA di 2019 dapat dilakukan secara online di laman tka-online.kemnaker.go.id. Proses permohonan RPTKA melalui beberapa tahap antara lain:

1. Pemohon melakukan registrasi untuk memperoleh antrian online RPTKA
2. Mengisi form dokumen RPTKA
3. Mengunggah dokumen RPTKA
4. Kemenaker melakukan verifikasi RPTKA dan penjadwalan ekspose.
5. Penyampaian pengesahan RPTKA 2 hari kerja sejak syarat lengkap.
6. Pemegang RPTKA sah

Untuk mendapatkan RPTKA, pemberi kerja TKA harus mengajukan permohonan kepada Direktur Jenderal Pembinaan Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kesempatan Kerja atau Direktur Pengendalian Penggunaan Tenaga Kerja Asing melalui sistem online dengan dua cara, yaitu:

Melakukan pengisian beberapa data di bawah ini:

1. Identitas pemberi kerja TKA;
2. Jumlah tenaga kerja Indonesia yang dipekerjakan;
3. Rencana penyerapan tenaga kerja Indonesia setiap tahun;
4. Rencana penggunaan TKA setiap tahun sesuai perjanjian kerja atau perjanjian pekerjaan;
5. Data Tenaga Kerja Pendamping; dan
6. Alasan penggunaan TKA.

Pemohon juga harus mengunggah beberapa dokumen berikut:

1. Rancangan perjanjian kerja atau perjanjian pekerjaan;
2. Bagan struktur organisasi;
3. Surat pernyataan untuk penunjukan Tenaga Kerja Pendamping;
4. Surat pernyataan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja Indonesia sesuai dengan kualifikasi jabatan yang diduduki oleh TKA; dan
5. Surat pernyataan kondisi darurat dan mendesak dari Pemberi Kerja TKA dalam hal Pemberi Kerja TKA mempekerjakan TKA untuk Pekerjaan Bersifat Darurat dan Mendesak.

Alur pendaftaran pengguna TKA untuk mendapatkan akun:

1. Mengajukan permohonan pendaftaran TKA secara online melalui website tka-online.kemnaker.go.id dengan mengisi Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
2. NPWP secara otomatis divalidasi oleh Sistem Informasi Pelayanan Penggunaan TKA Online (SIPPTKA);
3. Pengguna TKA melengkapi data isian dan unggahan dokumen;
4. E-mail Pengguna TKA secara otomatis divalidasi oleh SIPPTKA;
5. Pengguna TKA membuka tautan verifikasi yang dikirimkan SIPPTKA melalui e-mail;
6. Verifikator memeriksa kelengkapan data isian dan dokumen permohonan pendaftaran Pengguna TKA;
7. Pengguna TKA dapat menggunakan akunnya melalui laman tka-online.kemnaker.go.id.

Alur membuat Rancangan Permohonan Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) Baru:

1. Mengajukan permohonan Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) Baru secara online menggunakan akun yang telah terdaftar dengan cara di atas;
2. Verifikasi data RPTKA dan penjadwalan telewicara;
3. Melakukan telewicara online melalui video call;
4. Pencetakan rancangan SK RPTKA;
5. Penilaian kelayakan penggunaan TKA oleh Kasi;
6. Penilaian kelayakan penggunaan TKA oleh Kasubdit;
7. Pengesahan SK RPTKA oleh Direktur;
8. Penggjna TKA dapat mencetak RPTKA melalui akun perusahaan.