Bentuk dokumen ini pun beragam, tergantung dari negara yang mengeluarkannya. Ada yang berbentuk stempel, ada pula yang berupa stiker yang ditempel pada paspor, ada juga yang berupa soft file.
Untuk visa yang berbentuk soft file, sering juga disebut eVisa. Proses pembuatannya dilakukan sebelum menginjakan kaki di negara tujuan. Nanti hasil akhirnya bukan berupa stiker, melainkan file yang dikirim via email.
Tak semua negara membutuhkan dokumen perjalanan ini sebenarnya. Negara negara yang berlabel “bebas visa” memungkinkan kamu untuk melenggang masuk hanya dengan paspor dan data pengenal lainnya.
Kebutuhan Visa
Tak semua negara mengharuskan pengunjungnya untuk memiliki visa sebelum memasuki wilayah mereka. Berikut ini adalah jenis jenis visa yang bisa digolongkan berdasarkan kebutuhan dan waktu mendapatkannya.
1. Bebas Visa
Negara negara berikut ini tidak mensyaratkan adanya dokumen ini ketika kamu berkunjung. Kamu hanya perlu berbekal paspor dan identitas diri lain. Namun tak menutup kemungkinan begara tujuan meminta dokumen tambahan seperti menunjukan tiket pulang pergi.
Walau bebas visa, bukan berarti kamu boleh berlama lama tinggal disana. Selalu ada batas waktu tinggal maksimal yang diterapkan oleh masing masing negara.
2. eVisa
Dokumen ini dibuat dengan cara online dengan hasil akhir berupa soft file yang dikirim via email. Pemohon hanya cukup memasukkan data diri yang diminta, kemudian melakukan pembayaran pada saat itu juga melalui kartu kredit.
Nanti, dokumen ini akan dikirim via email. Namun ketika nanti sampai pintu Imigrasi negara tujuan, pemilik eVisa tetap harus menunjukan dokumen yang diminta (disebutkan di website pendaftaran) kepada petugas Imigrasi setempat.
3. Visa On Arrival
Jenis dokumen ini memperbolehkan kamu mengurus izin masuk setelah sampai di negara tujuan. Jadi kamu enggak perlu bolak balik ke kedubes tujuan yang berlokasi di negara asal kamu.
Masa berlaku dan maksimal waktu perpanjangannya berbeda beda antara satu negara dengan yang lain. Untuk jenis on arrival, cap atau stiker akan diberikan di pintu imigrasi negara tujuan, dan di sini pula lah pemilik dokumen harus membayar biaya visa.
4. Visa Sebelum Kedatangan
Negara negara berikut adalah mereka yang menerapkan peraturan bahwa visa harus didapat sebelum memasuki negara tujuan. Untuk mendapatkan dokumen ini, pemohon bisa mendatangi kedubes negara tujuan, travel agent atau badan yang ditunjuk oleh negara yang bersangkutan tersebut.
Isi dari Visa
Cara membuat visa - Surat ijin tinggal
1. Negara Tujuan
Ini adalah data pertama yang akan kamu jumpai ketika melihat sebuah visa. Biasanya, nama negara yang mengeluarkan ijin tersebut akan terpampang di bagian paling atas dokumen.
Satu visa hanya berlaku untuk satu negara saja, itupun untuk jangka waktu tertentu. Sehingga bagi mereka yang hobi jalan jalan ke beberapa negara harus selalu mencari cara membuat visa berulang ulang.
Namun saat ini, buat para pelancong yang hobi ke Eropa. Dengan Visa Schengen, kamu bebas melintasi berbagai negara di Benua Biru ini.
2. Biodata
Di dalam dokumen Imigrasi ini juga terdapat biodata si pemilik. Antara lain nama, tanggal lahir, jenis kelamin, kebangsaan, wilayah yang mengeluarkan dokumen ini, no paspor, dan keterangan tambahan.
3. Single atau Multiple Entry dan Masa Berlakunya
Single entry maksudnya, dokumen ini hanya berlaku untuk satu kali kunjungan saja. Begitu kamu pulang dari negara tujuanmu itu dan kembali ke negara asal, kamu musti melakukan pengajuan lagi bila ingin balik ke negara tadi, walau masa aktif dokumen ini masih panjang.
Sebaliknya, untuk multi entry, kamu diperbolehkan keluar masuk suatu negara tanpa perlu pengajuan dokumen ini berulang ulang, dan hal itu berlaku sampai masa kadaluarsanya habis.
Jenis multi entry sudah banyak diadopsi oleh beberapa negara seperti Amerika Serikat, Korea Selatan, Kanada, dan masih banyak lagi. Jenis multi entry juga menjadi favorit bagi para pelancong yang bertujuan pergi ke negara negara Uni Eropa.
Hanya saja, bila kamu sudah mengantongi jenis multi entry pun, bukan berarti kamu boleh tinggal seenaknya di negara orang. Untuk jenis multi entry ada yang namanya waktu tinggal maksimal.
Ini adalah durasi lamanya tinggal di suatu negara. Apabila sudah melewati waktu maksimal, kamu harus keluar dari negara tersebut dulu baru boleh kembali lagi ke negara tadi.
Semisal, kamu mempunyai visa multi entry ke Ceko dengan masa aktif 2 tahun, dengan waktu tinggal maksimal selama 2 bulan. Nah ketika kamu sudah dua bulan tinggal di Ceko, kamu harus keluar dulu dari Ceko.
Baru beberapa hari kemudian, kamu bisa masuk kembali ke negara Ceko dan tinggal disana lagi maksimal 2 bulan dan begitu seterusnya sampai masa aktifnya berakhir. Keuntungan dari multi entry adalah setiap kali kembali ke Ceko, kamu tak usah melakukan tata cara membuat visa dari awal lagi.
4. Jenis Visa (Tujuan Kunjungan)
Ada banyak sekali jenis jenis visa yang dikeluarkan oleh suatu negara. Beberapa jenis yang umumnya diajukan oleh para pemohon dokumen imigrasi ini adalah:
- Kunjungan Keluarga Sementara
- Kunjungan Teman
- Kunjungan Wisata (dengan biaya sendiri/sponsor)
- Kunjungan Bisnis
- Kunjungan Berkali kali (bisnis/wisata)
- Khusus (untuk keperluan belajar/pelatihan/bekerja/dan sebagainya)
- Transit
- Diplomatik/Dinas (tugas negara)
Dan masih banyak lagi jenis yang lain juga. Setiap negara memiliki jumlah dan ragam yang berbeda beda, sehingga rajin – rajinlah untuk mengecek website kedubes tujuanmu.
Cara Membuat Visa
1. Melakukan Pendaftaran dan Reservasi Jadwal Wawancara/Verifikasi Dokumen
Nah sekarang cara membuat visa sudah banyak yang dibantu dengan teknologi online. Oleh karena itu, kamu sebaiknya sering sering main aja ke website kedubes negara tujuan kamu untuk update info dan mengunduh dokumen yang dibutuhkan.
Dari situ, kamu akan diarahkan untuk menuju ke website organisasi yang ditunjuk untuk mengisi data diri dan reservasi jadwal verifikasi. Nantinya, akan ada pemberitahuan melalui email tentang kapan dan dimana waktu verifikasi/ wawancara tersebut dilakukan.
Untuk beberapa negara, salah satunya Amerika Serikat, kamu akan diminta untuk melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum memilih jadwal verifikasi/wawancara. Pembayaran bisa dilakukan via online atau via counter bank.
Setelah membayar, kamu bisa meneruskan proses pendaftaran di akun tadi. Ketika akan memilih waktu untuk verifikasi wawancara / verifikasi dokumen, kamu akan diminta untuk memasukan nomor slip pembayaran. Tidak semua negara mewajibkan proses wawancara, namun untuk proses verifikasi dokumen itu pasti ada.
2. Menyiapkan Dokumen
Sembari menunggu hari verifikasi atau wawancara, cara membuat visa berikutnya yang harus kamu lakukan adalah menyiapkan dokumen sebagai berikut:
Ini adalah syarat mutlak untuk mengajukan aplikasimu. Karena dokumen ini akan ditempel di paspor, jadi kalau paspornya belum jadi, dokumen ini mau ditempel dimana?!
Ditambah lagi, di dalam dokumen ini akan disebutkan nomor paspor juga. Paspor yang diajukan haruslah dalam status aktif dan bisa digunakan.
Terhitung 6 bulan sebelum masa kadaluwarsanya, paspormu sudah terhitung tidak aktif dan kemungkinan akan menimbulkan masalah di pihak Imigrasi. Daripada tiket hangus karena batal berangkat, mendingan segera perpanjang saja.
Siapkan KTP yang masih berlaku saat kamu mau mengajukan permohonan pembuatan suatu ijin tinggal. Apabila e-KTP mu belum jadi, resi ktp sementara pun diperbolehkan, serta ditambah dengan surat domisili.
Sebelum kamu menjejakan kaki di kedutaan besar untuk memohon visa, kamu harus mendownload terlebih dahulu formulir aplikasi permohonan visa di website resmi masing masing kedubes.
Tanpa formulir ini, kamu tidak akan bisa dilayani. Mengisinya juga sebaiknya di rumah dalam keadaan yang tenang karena kalau banyak coretan karena kesalahan, maka permohonan surat ijin kamu bisa ditolak.
Untuk format foto yang digunakan, setiap negara memiliki aturan yang berbeda. Oleh karena itu, ada baiknya kamu rajin cek website resmi dari kedubes negara tujuanmu. Biasanya mereka telah menginformasikan tentang ukuran, background, sampai posisi yang benar untuk foto. Bahkan ada negara yang juga melampirkan contoh hasil foto yang berlaku.
Pakailah pakaian formal dan usahakan berkerah. Untuk yang menggunakan hijab, tidak perlu melepasnya asalkan rapi dan wajah terlihat dengan jelas. Sedangkan untuk kacamata, ada negara yang tidak memperbolehkannya ada di foto visa, salah satunya Amerika. Keputusan tersebut berlaku sejak November 2016.
Oleh karena itu sering seringlah cek ke website resmi negara tujuan agar kamu tak perlu berulang kali foto. Untuk hasil foto, sebaiknya persiapkan dalam 2 bentuk: soft file dan hard file untuk berjaga jaga.
Dokumen ini hanya berlaku bagi negara yang mensyaratkan pembayaran di muka seperti Amerika Serikat. Cara membuat visa di setiap negara berbeda beda, sehingga di beberapa negara, mungkin mereka tak meminta untuk melampirkan ini.
Pemohon yang memiliki referensi jelas akan memiliki kesempatan lebih besar untuk disetujui permohonannya. Surat keterangan sponsor ini bisa berupa surat rekomendasi atau surat undangan dari pihak yang berada di luar negeri.
Walau tujuan yang diajukan bersifat pribadi, semisal kunjungan keluarga sekalipun, surat undangan tetap dibutuhkan untuk memperlancar proses permohonan visa.
- Surat Keterangan Kerja/Belajar
Pencantuman surat keterangan kerja biasanya untuk mereka yang mengajukan kunjungan sementara. Ini sebagai bukti bahwa kita tak akan menggelandang mencari pekerjaan di negara tujuan tersebut.
Untuk surat keterangan belajar (biasanya digunakan untuk program pertukaran pelajar atau beasiswa), kamu bisa menyertakan surat rekomendasi dari universitasmu di Indonesia atau di negara tujuan. Sertakan pula fotokopi kartu mahasiswamu agar permohonanmu tidak ditolak.
- Dokumen Keuangan (Slip Gaji/Rekening Koran/Tabungan) dan Fotokopi
Dokumen keuangan sering diminta oleh beberapa negara sebagai salah satu pelengkap aplikasi permohonan. Tujuannya agar kita dapat membuktikan bahwa kita memiliki penghasilan sehingga perjalanan kita di negara tujuan terjamin.
Pemohon tanpa kemampuan finansial yang memadai ditakutkan akan membuatnya tak mampu hidup dengan layak di negara tujuan. Sehingga kemungkinan besar akan menjadi gelandangan dan pastinya jadi beban lagi untuk negara tujuan.
- Jadwal Perjalanan dan Tiket Pesawat
Cara membuat visa - Tiket pesawat
Buatlah jadwal semua kegiatanmu di negara tersebut. Formatnya mengikuti apa yang dicontohkan di website kedubes yang bersangkutan. Dari sini, mereka akan mempertimbangkan tentang lamanya durasi tinggal yang akan diberikan.
Untuk beberapa negara seperti Filipina dan Jepang, mereka juga meminta bukti perjalanan berupa tiket pesawat pulang pergi, sehingga jelas dan pasti kapan kamu akan masuk dan keluar dari negara tersebut. Namun tak semua jenis dokumen ini memakai persyaratan ini.
- Surat Keterangan Kesehatan
Jika di suatu negara sedang terjadi penularan wabah, kemungkinan kedubes negara tersebut akan menambahkan syarat ini. Sebagai contoh Kedubes Korea Selatan, mereka mengharuskan melampirkan surat keterangan bebas Tubercolusis. Dan pemeriksaan kesehatan harus dilakukan di rumah sakit yang ditunjuk oleh kedubes tersebut.
Cetak dan susunlah surat tersebut berdasarkan ukuran kertas dan susunan yang diminta pihak kedubes. Jangan ditekuk dan jangan juga distaples.
3. Menyerahkan Dokumen dan Wawancara (Bila Dibutuhkan)
Ketika semua dokumen sudah siap, tinggal membawa semua persyaratan ke tempat yang diminta. Lokasi verifikasi ada yang dilakukan kantor kedubes negara (regional atau nasional) tersebut namun banyak juga yang tidak.
Sebagai contoh untuk wilayah Jakarta, penyerahan dokumen yang dibutuhkan untuk permohonan aplikasi visa ke Jepang dilakukan di JVAC Kuningan, bukan di kantor kedubesnya. Datanglah pagi pagi karena antriannya pasti panjang. Selalu cadangkan setiap dokumen dengan cara mem-fotokopinya. Setelah mengantri, maka dokumen mu akan diperiksa oleh petugas.
Apabila sudah lengkap, maka akan diminta membayar biaya membuat visa. Pembayaran biaya membuat visa hanya satu kali. Jadi kalau kamu sudah diminta membayar di awal (ketika registrasi data di akun yang ditunjuk) maka tidak perlu membayar lagi di tahap penyerahan ini. Untuk pengajuan ke Amerika Serikat, kamu juga akan diwawancarai perihal tujuanmu kesana. Oleh karena itu, berlatihlah untuk menjawab agar kamu terlihat meyakinkan.
4. Proses Pengambilan
Pengambilan dokumen ini tidak bisa dilakukan dalam sehari. Kamu akan diminta menunggu paling cepat 4 hari, itupun bila jumlah pemohon tak banyak. Nantinya, kamu akan mendapat update melalui sms atau email perihal perkembangan proses pengajuan aplikasimu.
Oya, untuk jenis visa yang ditempel di paspor, selama proses pengajuan, paspor asli tidak boleh dibawa pulang sehingga kamu tidak bisa melakukan perjalanan ke negara manapun walau negara itu bebas visa.
Nah, kalau sudah dapat notifikasi disetujui, maka kamu tinggal datang ke kantor yang ditunjuk untuk mengambil visa bila dokumen ini dikeluarkan dalam bentuk hard copy.
Mengurus Visa lewat Travel Agent
Kalau kamu sibuk atau berlokasi jauh dari kedutaan negara tujuan, mengurus visa melalui travel agent bisa jadi solusi. Namun, jangan asal langsung comot travel agent ya.
Cari tahu dulu apakah kedubesmu itu memperbolehkan sembarang travel agent untuk mengurus dokumen penting ini. Atau hanya agen wisata yang ditunjuk saja. Jika boleh agen wisata bebas, kamu tinggal mengirimkan beberapa dokumen penting ke agen wisata, yang kurang lebih sebagai berikut:
- Paspor
- Formulir permohonan aplikasi
- Pas foto (sesuai dengan format dan ukuran yang diminta kedubes yang bersangkutan)
- Surat sponsor/surat keterangan kerja.
- Bukti keuangan selama 3 bulan terakhir dan fotokopi
- Fotokopi KTP
- Fotokopi KK
- Itinerary
- Bukti pemesanan tiket.
Nanti biasanya pihak agen wisata yang akan mengurus prosesnya dan melakukan pengambilan dokumen bila permohonan sudah disetujui. Pengambilan oleh pemohon bisa dilakukan di cabang agen wisata terdekat atau dikirim via pos ke alamat pemohon aplikasi.
Namun kembali, itu tadi syarat syarat umum untuk kepengurusan visa via travel agent. Terkadang, pihak kedubes masih masih meminta keterangan lain yang bersifat custom jadi sering seringlah mengecek website kedubes yang bersangkutan.
Nah setelah membahas cara pembuatan visa secara umum, ada beberapa hal yang mesti kamu perhatikan selama proses pembuatan dokumen ini. Apa aja sih?
Pilihlah bulan bulan low season untuk mengajukan permohonan aplikasimu. Antrian akan jauh lebih sedikit dibanding high season sehingga waktu pemrosesan juga bisa semakin cepat.
Tiap kedubes memiliki standar waktu pemrosesan yang berbeda beda, jadi sebaiknya jangan menunda nunda waktu pembuatannya agar keberangkatanmu tak gagal.
