KAI Access diluncurkan untuk memudahkan masyarakat menggunakan jasa transportasi massal tersebut di tengah era digital seperti sekarang ini. Ibarat seseorang yang tengah berbenah diri menjadi lebih baik, itulah yang sekarang sedang dilakukan oleh PT KAI.

Sebelumnya, kita harus datang ke stasiun hanya untuk membeli atau memesan tiket untuk perjalanan yang dijadwalkan. Kini hal itu bisa tergantikan dengan menggunakan KAI Access.

Banyak layanan yang bisa kita pilih saat menggunakan KAI Access, yaitu memesan/membeli tiket, baik untuk kereta api jarak jauh lokal, maupun kereta bandara, membatalkan tiket (cancel), mengubah jadwal perjalanan (reschedule), bahkan kita pun bisa memesan makanan dalam kereta via aplikasi ini.

Selain ragam layanan yang ada, pilihan untuk proses pembayaran pun makin mudah, mulai dari lewat ATM, mobile atau internet banking, gerai retail, dan kartu kredit.

Berikut ini adalah panduan untuk menggunakan aplikasi online KAI Access:

1. Cara registrasi atau buat akun KAI Access

• Download (unduh) aplikasi KAI Access via Play Store pada HP Anda
• Setelah proses download selesai, buka aplikasi. Saat muncul tampilan halaman depan, klik More, lalu klik Account. 
• Selanjutnya, pada halaman login, klik pilihan Register, lalu masukkan nomor HP, password (kombinasi huruf dan angka), serta lengkapi biodata Anda.
• Lakukan verifikasi akun Anda dengan memasukkan kode aktivasi yang dikirimkan lewat nomor HP yang dicantumkan.
• Proses instalasi selesai. Sekarang Anda bisa menggunakan beberapa layanan online dalam KAI Access.

2. Mengenal menu atau fitur dalam KAI Access

• Intercity Train. Ini merupakan layanan untuk menggunakan jasa kereta api antarkota (jarak jauh), misalnya dari Bandung ke Yogyakarta, Jakarta ke Solo, dan sebagainya.
• Local Train. Ini merupakan layanan untuk menggunakan jasa kereta api untuk jarak lokal
• Airport Train. Ini merupakan layanan untuk menggunakan jasa kereta api menuju Bandara Soekarno-Hatta.
• Food on Train. Ini merupakan layanan untuk memesan makanan atau minuman dalam kereta yang akan kita gunakan.
• My Trips. Ini merupakan data riwayat perjalanan dan tiket yang telah kita pesan. Akan ada keterangan "belum dibayar" untuk tiket yang belum dibayar, "lunas", dan "selesai" untuk perjalanan yang telah selesai.
• Deals. Ini merupakan informasi berbagai deals/diskon hasil kerja sama PT KAI dengan pihak ketiga. 
• More. Ini merupakan kumpulan berbagai menu lainnya, seperti Account, Check Book/PayCode, Location, Remind Me, E-Magazine, fitur Chat with Loko, Help, About, dan halaman kontak.
• Home. Ini merupakan cara untuk kembali ke awal (halaman depan).

3. Cara membeli atau memesan tiket via KAI Access

• Klik menu Intercity Train (kereta luar kota) atau Local Train (kereta lokal) sesuai tujuan yang dimaksud.
• Silakan isi bagian stasiun asal, stasiun tujuan, tanggal keberangkatan, kelas kereta, dan jumlah tiket yang dipesan (dewasa atau bayi), lalu klik cari tiket.
• Setelah itu, akan ada pilihan jadwal kereta yang sudah cukup detail, lengkap dengan jam keberangkatan, waktu tiba, kelas, sub-kelas, harga tiket, dan jumlah tiket yang masih tersedia. Silakan pilih mana jadwal yang dikehendaki.
• Selanjutnya, akan muncul Konfirmasi Pemesanan atau detail informasi jadwal kereta yang dipilih. Cek ulang lagi jadwal yang sudah sesuai dengan pilihan, lalu centang sebagai tanda setuju mematuhi segala persyaratan dan ketentuan reservasi. Lalu, tekan lanjut.
• Isi data penumpang sesuai dengan identitas yang berlaku dan jangan lupa identitas itu dibawa untuk ditunjukkan ke petugas saat hari H pemberangkatan.
• Pilih kursi. Pada bagian ini, kita bisa mengganti kursi yang dipilih sistem sesuai dengan pilihan jika persediaan masih ada.
• Warna merah menandakan kursi sudah terisi, sedangkan warna biru adalah kursi Anda saat ini. Untuk mengubah, klik dulu warna biru di bangku Anda hingga berubah menjadi warna putih tanda bangku kosong, lalu klik bangku yang diinginkan, kemudian simpan dan lanjut.
• Selanjutnya, pilih metode pembayaran bisa lewat ATM, mobile atau internet banking, gerai retail, dan kartu kredit. 
• Setelah memilih metode pembayaran, berikutnya akan muncul bahwa pemesanan telah berhasil dan Anda akan mendapatkan kode pembayaran. Kode pembayaran inilah yang akan Anda gunakan saat melakukan lewat metode yang Anda pilih.
• Jika bookingan tiket kereta sudah dibayar, Anda akan mendapat kode booking. Anda bisa langsung menukarkan kode booking ini dengan tiket fisik melalui mesin cetak tiket mandiri yang berada di stasiun-stasiun besar, seperti Stasiun Gambir atau Stasiun Bandung dan di daerah lainnya hingga 1 jam sebelum keberangkatan. Tiket inilah yang nantinya akan Anda gunakan saat akan memasuki kereta dengan menunjukkan kartu identitas/KTP.

4. Cara membatalkan tiket kereta yang sudah dipesan lewat KAI Acces

Tiket yang dapat dibatalkan adalah tiket dengan status lunas atau paid (telah dibayar).

• Pada menu My Trips, pilih kode booking atau kode pemesanan yang akan dibatalkan.
• Pada menu E-Ticket, klik tombol pembatalan. Pembatalan maksimal 24 jam atau H-1 sebelum waktu keberangkatan kereta.
• Pilih nama penumpang yang tiketnya akan dibatalkan, lalu centang kolom syarat dan ketentuan, kemudian klik lanjutkan proses pembatalan.
• Masukkan akun bank dengan benar untuk pengembalian biaya, lalu klik lanjutkan proses pembatalan.
• Pastikan nomor rekening dan nama pemohon pembatalan sama dengan nama yang terdaftar pada buku rekening bank pemohon.
• Lakukan konfirmasi pembatalan. Pada bagian ini, akan muncul halaman konfirmasi sebagai review pembatalan tiket. Jika data sudah benar, klik tombol konfirmasi dan lanjutkan.
• Pastikan Anda yakin akan melakukan pembatalan tiket dengan mengklik pilihan "Ya, saya yakin". Jika sudah yakin, akan ada tulisan "Selamat, pembatalan tiket berhasil."

Untuk pembatalan tiket, Anda akan dikenankan biaya administrasi sebesar 25 persen dari harga tiket awal. Pengembalian biaya akan dilakukan dengan skema tranfer dengan jangka waktu 30 hari setelah pembatalan tiket.

5. Cara mengganti jadwal kereta api (reschedule) via KAI Access

• Masuk ke menu "My Trips". Pilih kode booking atau kode pemesanan yang akan diubah jadwalnya.
• Setelah itu, pada menu "E-Ticket", tekan tombol "Ubah Jadwal". Ini hanya akan ada jika kode pemesanan berstatus lunas.
• Pilih nama penumpang yang akan tiketnya akan dilakukan perubahan jadwal. Kemudian, centang kolom syarat dan ketentuan, lalu lanjutkan ke proses pengubahan jadwal kereta.
• Di bagian menu "Pesan Tiket", Anda bisa mencari tiket kereta yang sesuai dengan jadwal baru. Isi asal stasiun, stasiun tujuan, tanggal keberangkatan, dan kelas kereta yang dikehendaki, lalu tekan "Cari Tiket". Lalu, akan muncul jadwal kereta.
• Akan ada konfirmasi pemesanan sebagai review pemesanan tiket yang baru, lalu centang kolom syarat dan ketentuan, kemudian klik tombol lanjut.
• Selanjutnya, konfirmasi pembayaran akan muncul sebagai review biaya yang harus Anda bayar, lalu tekan tombol pembayaran dan pilih metode pembayaran. Setelah itu, lanjutkan proses dengan mengklik tombol bayar.
• Berikutnya, akan muncul tanda sukses pemesanan yang baru. Data perjalanan Anda yang baru bisa dilihat menu "My Trips". Anda memiliki batas waktu pembayaran satu jam setelah pemesanan tiket dilakukan.

Yang perlu Anda ketahui, perubahan jadwal tiket dikenakan biaya administrasi sebesar 25 persen dari harga tiket yang diubah.

Bila harga tiket jadwal KA yang baru lebih tinggi, Anda harus membayar selisih tarif. Sebaliknya, jika jadwal baru harga tiketnya lebih murah, tidak akan ada pengembalian biaya atas beda tarif itu.