1. MENENTUKAN HARGA DAN SISTIM PERDAGANGAN

Hal terpenting dan yang paling utama yang harus Anda tentukan kepada Supplier (Pemasok) di luar negeri adalah atas dasar apa Anda membayar barang dengan harga sejumlah tersebut. Sebab, dalam kegiatan impor Anda sering menjumpai istilah FOB, CFR, CIF, DDP, FAS dan sebagainya yang menunjukkan kapan tanggung jawab dan kewajiban biaya oleh Supplier (Pemasok) berakhir.

Sebagai contoh, jika pemasok memakai FOB (Free on Board) maka pembelian barang dimana semua Biaya Pengiriman atau O/F (Ocean Freight), Asuransi dan Harga Barang dibayarkan setelah kapal sampai di pelabuhan bongkar; CFR (Cost and Freight) adalah term penyerahan barang dimana pemasok menyerahkan barang setelah barang melewati batas pagar kapal di pelabuhan pengapalan dalam keadaan sudah mendapat izin ekspor, tetapi biaya pengangkutan sampai ke pelabuhan tujuan tetap menjadi kewajiban Pemasok; CIF (Cost Insurance and Freight) adalah sistim pembelian barang dimana Biaya Pengiriman, Asuransi dan Harga Barang Anda bayarkan sebelum kapal berangkat di pelabuhan muat; DDP (Delivered Duty Paid) adalah term penyerahan barang dimana Pemasok harus menyerahkan barang di suatu tempat  yang Anda tunjuk dan berada di dalam wilayah kewenangan Anda dengan kondisi seluruh formalitas kepabeanan telah diselesaikan oleh Pemasok (door to door service); FAS (Free Alongside Ship) adalah term penyerahan barang dimana Pemasok wajib menanggung biaya dan resiko sampai dengan penyerahan barang disamping kapal di pelabuhan pengapalan dalam keadaan yang sudah mendapat izin ekspor, dan sebagainya.

2. MENENTUKAN CARA DAN BIAYA PENGIRIMAN

Setelah mengetahui harga dan term penyerahan perdagangan (term of trade) dari Pemasok Anda di luar negeri, maka harus dipastikan besarnya biaya tambahan agar barang impor sampai ke alamat Anda.

Untuk mendapatkan biaya pengiriman yang tepat, setiap perusahaan pengangkutan (forwarder) membutuhkan data yang akurat tentang ketentuan perdagangan, bobot dan dimensi barang yang akan dikirim. Dalam hal ini, pihak Pemasok harus memberitahukan hal ini kepada mereka. Bahkan, jika Anda

membeli barang atas dasar Ex Works, yaitu penyerahan barang yang dilaksanakan disuatu tempat milik pemasok, baik di  pabrik, gudang atau tempat lainnya, maka Anda harus memberitahukan kepada Forwarder alamat barang secara jelas, dan bahkan harus diinformasikan juga mudah atau sulitnya penjemputan (pengambilan) barang tersebut di lokasi.

3. MEMILIH FREIGHT FORWARDER

Ketika mengimpor barang dari luar negeri, Anda harus memilih jasa pengiriman barang (Freight Forwarder) yang profesional yang dapat membantu Anda dalam mengurus serta memenuhi persyaratan dokumentasi  dan pengurusan kepabeanan.

Freight forwarder  menangani semua kebutuhan logistik serta menegosiasikan tarif angkut, pengurusan bea cukai, asuransi dan selanjutnya mengirim barang ke alamat Anda. Dan yang paling penting, mereka dapat membawa barang-barang Anda ke tempat tujuan dalam waktu yang efektif dan dengan biaya yang efesien.

4. MEMILIH CARA PENGIRIMAN YANG YANG PALING MENGUNTUNGKAN

Agar biaya pengiriman lebih lebih hemat, Anda harus memilih metode yang atau kombinasi metode pengiriman yang tepat. Hal ini sangat penting untuk mendapatkan barang-barang Anda pada waktu dan  tempat yang yang diinginkan.

Berikut  ini adalah tiga pilihan pengiriman:

• Melalui Laut (Ocean Freight): Ideal untuk pengiriman barang yang lebih besar atau massal atau barang yang tidak memerlukan pengiriman cepat.
• Melalui Udara (Air  Freight): Ideal untuk pengiriman dalam jumlah yang lebih kecil atau barang yang dibutuhkan mendesak.
• Melalui Darat (Truk dan Kereta Api): Karena Indonesia negara kepulauan yang terpisah dengan lautan dengan negara lain, maka kedua layanan ini merupakan cara pengiriman yang dikombinasi dengan pengiriman laut dan udara.

Anda perlu menentukan seberapa cepat memerlukan barang untuk sampai ke alamat Anda. Karena itu, perlu dipikirkan alternatif apakah perlu dikirim melalui udara atau laut. Misalnya, barang dari Singapura, pengiriman melalui udara oleh Pressti Cargo secara umum dapat menghabiskan waktu 1-7 hari, dan pengiriman laut bisa memakan waktu beberapa hari sampai 2 minggu, bahkan bisa lebih. Ini jelas berpengaruh terhadap biaya pengiriman. Dalam beberapa kejadian, untuk barang dalam jumlah kecil (sampai 100 kg, tergantung pada volume) sering lebih murah pengiriman melalui udara, karena biaya minimum untuk angkutan laut seringkali lebih besar dari biaya keseluruhan pengiriman melalui udara.

Anda juga perlu menentukan apakah waktu transit yang dibutuhkan. Dalam kebanyakan kasus biaya pengiriman untuk waktu transit lambat atau rute tidak langsung lebih rendah dari transit cepat atau rute langsung. Contohnya angkutan udara langsung Singapura - Jakarta biasanya akan lebih mahal daripada Singapura – Pangkal Pinang - Jakarta. Hal yang sama berlaku untuk angkutan laut, biasanya angkutan langsung dari Tokyo ke Jakarta akan lebih cepat dan lebih mahal daripada Tokyo ke Jakarta melalui Singapura dimana kargo akan diturunkan dahulu dari kapal dari Tokyo, kemudian baru dimuat kembali  ke kapal lain untuk pengiriman ke Jakarta. Dalam hal ini, jika Anda tidak membutuhkan barang-barang Anda tiba secepat mungkin,  maka mengapa Anda  membayar layanan lebih mahal padahal ada layanan lambat  yang lebih menguntungkan. Begitu juga sebaliknya, Anda dapat memilih rute langsung dengan pengiriman cepat dengan biaya yang lebih mahal, sebab dari pada terlalu lama menyimpan uang (modal) pada barang, padahal barang tersebut benar-benar harus berada di lokasi pada tanggal tertentu.

5. ASURANSIKAN BARANG ANDA

Sangat disarankan agar Anda mengasuransikan barang-barang Anda ketika mengimpor dari luar negeri. Kedua pihak yang terlibat dalam transaksi ekspor-impor  harus sepenuhnya menyadari tanggung jawab mereka masing-masing. Pemasok/Supplier (eksportir) di luar negeri mungkin sering lepas tangan setelah barang tidak ada lagi pada mereka, sedangkan Anda bisa menjadi 'risiko' sebelum barang tersebut diterima.

Produk Asuransi Cargo memberikan perlindungan barang anda (barang yang dikirim dengan kapal) terhadap: kebakaran, ledakan, jatuh dan tenggelam, badai, barang yang rusak disebabkan oleh laut/ cuaca seperti yang tercantum pada kesepakatan yang Anda buat dengan Pemasok. Ketentuan tentang hal ini biasanya dicantumkan dalam kontrak penjualan atau Letter of Credit.

6. PAHAMI PERATURAN KEPABEANAN

Sebelum mengimpor barang Anda disarankan untuk memastikan apakah ada pembatasan atau larangan impor terhadap barang yang ingin Anda impor. Pastikan juga, mungkin barang-barang tersebut memerlukan perlakuan khusus atau perlu dilengkapi dokumen tertentu dari negara asal sebelum dapat masuk  ke Indonesia atau mungkin memang dilarang impor. Informasi tentang hal ini dapat Anda ketahui dari pihak  Bea Cukai atau Freight Forwarder yang anda kenal.

7. MENENTUKAN CARA PEMBAYARAN

Setelah mendapat konfirmasi harga dan term perdagangan (terms of trade) dari Pemasok Anda dan total  biaya pengiriman (termasuk, bea masuk, pajak dan lain-lain) untuk sampainya barang ke alamat Anda, maka Anda dapat melakukan pembayaran kepada Pemasok luar negeri dengan salah satu cara berikut:

TRANSFER BANK

Transfer Bank atau transfer Teleks  merupakan sarana untuk mentransfer dana keluar negeri. Dana ditransfer ke rekening Pemasok dan mereka kemudian akan mengirimkan barang kepada Anda. Metode pembayaran ini adalah yang paling umum digunakan, namun mempunyai resiko seandainya Pemasok di luar negeri ingkar janji.

KARTU KREDIT

Pembayaran dengan Kartu Kredit dapat dilakukan jika Pemasok memiliki perjanjian transaksi perdagangan dengan perusahaan kartu kredit internasional. Kelancaran pembelian yang berkaitan dengan belanja online atau bentuk lain dari penjualan jarak jauh  sangat tergantung pada pertanyaan apakah para penggunanya memberikan Nomor Kartu Kredit yang valid. 

Dalam pembelian jarak jauh dengan menggunakan Kartu Kredit Anda harus memberikan rincian Kartu Kredit melalui faks/telepon atau email. Hal ini dapat mendatangkan resiko bagi kedua belah pihak  sebab rincian Kartu Kredit dapat dicegat sehingga berpeluang terjadinya transaksi penipuan yang merugikan pemegang kartu. Cara ini memang baik, namun keamanan Kartu Kredit online tetap menjadi masalah.

WESEL INKASO

Dalam sistem ini Pemasok memiliki hak pengawasan barang-barang sampai wesel (draft) Anda bayar (aksep). Pemasok atau Penarik Wesel (Drafter) mengapalkan barang sementara dokumen pemilikan atas pengiriman barang dikirim secara langsung atau melalui Bank Importir kepada Anda

Penyerahan dokumen kepada Anda didasarkan pada : D/P (Document Against Payment), yaitu penyerahan dokumen kepada Anda apabila Anda telah membayar; dan D/A (Document Against Acceptance), yaitu penyerahan dokumen kepada Anda apabila Anda telah mengaksep weselnya.

LETTER OF CREDIT (L/C)

Letter of Credit (L/C) adalah metode pembayaran yang sering digunakan dalam perdagangan internasional dan memiliki kelebihan dan kekurangan. Suatu Letter of Credit pada dasarnya merupakan janji yang Anda buat kepada Pemasok  yang menyatakan bahwa Anda akan membayar  pada waktu tertentu. Janji ini biasanya didukung (dijamin) oleh Bank. Pembayaran dengan L/C memberikan tingkat keamanan tertinggi, tetapi lebih mahal daripada sistim pembayaran lainnya dan dapat menyebabkan penundaan pengiriman.

PEMBAYARAN KEMUDIAN (OPEN ACCOUNT)

Sistem pembayaran dimana Anda belum melakukan pembayaran apapun kepada Pemasok sebelum barang dikapalkan atau sebelum barang Anda terima atau sebelum jangka waktu tertentu seperti yang telah disepakati. Dalam pembayaran ini, setelah Pemasok melakukan pengapalan barang, mereka akan mengirimkan Invoice kepada Anda, dimana dalam Invoice tersebut Pemasok akan mencantumkan tanggal dan waktu tertentu kapan Anda harus melakukan pembayaran.

Cara pembayaran ini banyak digunakan oleh sebagian besar perusahaan yang melakukan transaksi dengan perusahaan di luar negeri dimana mereka telah lama menjalin hubungan perdagangan sehingga telah saling percaya. Walaupun demikian. beberapa Pemasok sering meminta sedikit pembayaran di muka (DP) sebelum mereka akan mengirimkan barang.

CARA PEMBAYARAN LAIN

Cara pembayaran lainnya yang dapat Anda lakukan adalah: Barter yaitu pembayaran harga barang yang Anda impor dibayar (ditukar) dengan barang yang Anda ekspor yang nilainya sama (tanpa adanya pembayaran dalam bentuk uang); Barter Konsinyasi, sama dengan cara Barter, bedanya hanya  jika nilai barang ekspor nilai lebih tinggi atau lebih rendah, maka nilai selisih harga harus dibayar; Pembayaran Dimuka (Advance Payment) kurang dari 100%.; dan Pembayaran secara Tunai (Cash Payment).

Dari penjelasan di atas, ketika kita melihat dari perspektif resiko dan kemudian memutuskan cara pembayaran terbaik, maka menurut pendapat kami: Transfer Bank, Wesel dan Pembayaran Kemudian (Open Account) lebih sederhana dan murah dibandingkan L/C, tetapi kurang aman. Walaupun demikian, agar Anda tidak dirugikan dalam kegiatan Impor,  maka Anda harus sering bertanya dan bertukar pikiran dengan para Importir yang sudah berpengalaman.

8. MENGATUR PENGIRIMAN BARANG

Setelah membayar harga barang, Anda segera mengurus pengirimannya. Jika Anda membeli  barang tidak termasuk biaya angkutan, Anda perlu menghubungi Freight Forwarder untuk memberitahukan alamat Pemasok  seperti nama, nomor telepon, salinan Invoice, Packing List dan beberapa dokumen lain yang membuktikan pembelian barang. Kemudian Forwarder menginstruksikan perwakilannya di luar negeri untuk mengatur pengiriman barang tersebut. Pada saat yang sama Anda perlu menghubungi Pemasok agar menyerahkan barang kepada Perwakilan Freight Forwarder  Anda sesuai dengan nama dan alamat yang anda berikan.

9. MELENGKAPI DOKUMEN

Setelah barang anda dikirim, maka anda akan diberikan (dikirim) beberapa dokumen tertentu dalam rangka pengurusan kepabeanan, dan untuk keperluan-keperluan lainnya agar barang tersebut dapat sampai ke alamat Anda.

Dokumen-dokumen tersebut, yaitu:

Comercial Invoice , yaitu daftar nilai/harga barang yang tercantum dalam Packing List. Commercial Invoice ini berisikan nilai barang per item dan total nilai barang.

Bill of Lading (B/L), yaitu surat/dokumen yang diterbitkan oleh Shipping Line/Freight Forwarder untuk setiap pengiriman barang Eksport. Bill Of Lading ini di terbitkan pada tanggal keberangkatan kapal. Bill Of Lading nantinya akan diberikan kepada Anda untuk mengambil barang di tempat tujuan (pengambilan barang impor). Fungsi dari Bill of Lading sangat banyak, yaitu selain sebagai bukti pengambilan barang di tujuan, juga dilampirkan dalam proses pembuatan COO.

Airway Bill (AWB), fungsi dan kegunaannya adalah sama dengan Bill Of Lading. Namun AWB ini khusus untuk pengiriman barang melalui udara.

Bill of Lading/Airway Bill, Packing List dan Commercial Invoice adalah bagian yang tidak terpisahkan dalam proses eksport dan import atau bisa dikatakan ketiga dokumen ini adalah 1 (satu) set dokumen ekspor/impor.

Dokumen-dokumen pendukung lainnya, yaitu:

Certificate of Origin adalah Sertifikat Asal Barang. Diterbitkan oleh Instansi terkait di negara asal. Kegunaannya adalah sebagai bukti keaslian barang dari negara asal seperti yang tertera  pada Bill Of Lading.  Surat Keterangan Asal dapat dimasukkan dalam Commersial Invoice, tetapi pada dokumen terpisah.

Packing List adalah Daftar Sistem Pengepakan. Packing List diterbitkan oleh setiap eksportir setiap kali akan mengekspor. Data-data Packing List inilah yang akan di muat pada Bill of Lading maupun Airway Bill. Packing List berisikan data-data Nama dan alamat Shipper, Nama dan Alamat Consignee, Nama dan Alamat Notify Party (jika ada), Nama Barang, Jumlah dan Jenis Kemasan, Jumlah barang, Berat Bersih (Net Weight), Berat Kotor (Gross Weight), Kubikasi, Shipping Marks and Numbers/Keterangan yang tertulis pada kemasan, Nama Vessel, Pelabuhan Muat, Pelabuhan Bongkar (Untuk tahapan tahapan ini, dokumen minimal yang Anda butuhkan adalah Commercial Invoice  dan salinan Bill of Lading atau Air Waybill)

10. MENGURUS PERIJINAN IMPOR

Setelah barang Anda selesai dikirim dan semua dokumen ekspor dari negara asal  telah diterima, sebelum barang tiba di Indonesia, sebaiknya bea masuk dan semua perizinan impor mulai diurus. Anda dapat mengurus sendiri atau memakai jasa pihak lain. Dalam hal ini, jika Anda memakai Jasa Pengangkutan Impor Door to Door, pengurusan ini adalah tanggung jawab dan tugas Freight Forwarder yang mengangkut barang Anda dari luar negeri.

11. MEMBAYAR BEA MASUK DAN BIAYA LAINNYA

Semua barang impor yang masuk ke Indonesia harus diperiksa dan mendapat persetujuan Bea Cukai serta dikenakan Bea Masuk, Cukai, PPh Pasal 22.dan pajak lainnya. Barang impor yang tidak dikenakan bea tersebut adalah barang untuk hadiah, kesejahteraan rohani, tujuan kebudayaan, amal, dsb.

12. MENGELUARKAN BARANG DARI KAWASAN PABEAN

Setelah menyelesaikan semua pengurusan di pabean dan barang Anda telah dapat keluar, sebaiknya barang tersebut  segera diangkut ke alamat Anda.

13. MENERIMA BARANG DAN KLAIM ASURANSI

Ketika barang telah tiba di tempat, Anda harus memeriksa dari segala kerusakan atau kemungkinan adanya barang yang hilang. Setiap kerusakan harus dicatat secara jelas dan disimpan untuk catatan Anda.

Ketika menerima barang,  Anda atau Staf Anda harus memastikan telah menghitung jumlah potongan barang yang Anda terima sudah benar.

Jika barang Anda ada yang rusak atau kekurangan, Anda harus langsung memberitahukan kepada Freight Forwarder dan Perusahaan Asuransi. Freight Forwarder akan mengajukan klaim pada pihak yang tepat serta membantu Anda dalam mendapatkan klaim asuransi. Dianjurkan untuk mengirim foto dan data pendukung lainnya  tentang kondisi kerusakan. Jangan membuang barang yang rusak atau mengeluarkannya dari kemasan sebelum diperiksa oleh Perusahaan Asuransi atau Freight Forwarder.