Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Ditjen AHU Kemenkumham) meluncurkan secara resmi layanan Apostille. Itu merupakan upaya meningkatkan kualitas pelayanan publik dengan menginisiasi penyederhanaan proses legalisasi dokumen publik asing atau antarnegara.

"Hadirnya layanan apostille mampu memangkas rantai birokrasi legalisasi dokumen menjadi satu langkah," kata Menteri Hukum dan HAM Yasonna H Laoly, saat meluncurkan layanan apostille di Seminyak, Bali, Selasa (14/6/2022).

Menteri Yasonna menjelaskan, layanan apostille merupakan pengesahan tanda tangan pejabat, pengesahan cap, dan atau segel resmi dalam suatu dokumen publik melalui pencocokan dengan spesimen melalui satu instansi, yakni Kemenkumham, selaku competent authority. Layanan itu, menurut Menkumham, memudahkan masyarakat memenuhi persyaratan legalisasi 66 jenis dokumen publik yang menjadi standar dalam pengajuan visa dan pendaftaran pernikahan, maupun persyaratan pendidikan dan pelatihan di luar negeri seperti ijazah, transkip nilai, perbankan, perjanjian bisnis serta dokumen publik lainnya.

Yang terpenting dari penerbitan sertifikat apostille ini dapat langsung digunakan di 121 negara yang menerapkan Konvensi Apostille. Dengan begitu, proses lalu lintas dokumen publik antarnegara menjadi lebih cepat. Cara tersebut merupakan upaya memangkas mata rantai birokrasi dalam legalisasi dokumen publik sekaligus mempermudah proses berinvestasi.

Layanan apostille merupakan hasil dari disahkannya Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Apostille). Selanjutnya Presiden Joko Widodo mengeluarkan Peraturan Presiden Republik Indonesia nomor 2 tahun 2021 pada 5 Januari 2021 dan membuat Indonesia bergabung menjadi negara yang menerapkan Konvensi Apostille pada 5 Oktober 2021.

Adapun, Dirjen AHU Kemenkumham Cahyo R Muzhar menambahkan, sejak layanan Apostille berlaku di Indonesia 4 Juni 2022, pada 14 Juni 2022 sudah ada 2.918 permohonan. Sebagian dokumen yang dimohonkan adalah dokumen notaris terkait kegiatan bisnis, dokumen pendidikan seperti ijazah dan transkrip nilai, serta dokumen kependudukan.

Angka tersebut lebih tinggi dari permohonan layanan legalisasi konvensional pada 2021 yang rata-rata mencapai 1.913 permohonan dalam 10 hari. Peningkatan permohonan tersebut mencerminkan animo tinggi dari masyarakat dalam menyambut berbagai kemudahan yang ditawarkan layanan apostille.
Oleh karena itu, menurut Cahyo, ke depannya, Ditjen AHU akan terus meningkatkan layanan dengan meningkatkan layanan apostille manual ini menjadi layanan apostille secara elektronik atau e-Apostille. Proses pengajuan dengan aplikasi apostille dapat dilakukan oleh WNI di manapun. Namun, pencetakan sertifikat apostille hanya dapat dilakukan di Kemenkumham Jakarta. Pemerintah akan terus mengembangkan sistem apostille agar nantinya kantor wilayah Kemenkumham di setiap provinsi juga dapat mencetak sertifikat tersebut.

Cara Mengurus Apostille

Apa saja bentuk layanan apostille? Biasanya salah satu prasyarat yang kerap diminta ketika melamar beasiswa ke luar negeri adalah legalisasi dokumen ijazah pendidikan. Pengesahan dokumen melalui layanan apostille tersebut dilakukan melalui Kemenkumham dan Kemenlu.

Secara singkatnya, cara melegalisasi dokumen ini terdiri dari empat tahap. Pertama, dokumen diterjemahkan ke bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya oleh sworn translator atau penerjemah tersumpah.

Perlu diingat, bila penerjemahan dokumen bukan dilakukan oleh sworn translator, maka harus dilegalisasi oleh notaris. Pengerjaan legalisasi ini biasanya memakan waktu selama satu sampai tujuh hari, tergantung tiap notaris.

Calon penerima beasiswa di mancanegara bisa memeriksa daftar notaris resmi yang diinginkan melalui laman Kementerian Agraria dan Tata Ruang/BPN https://www.atrbpn.go.id/?menu=daftarPPAT.

Setelah semua dokumen telah diterjemahkan dan dilegalisasi, tahap selanjutnya ialah mendaftarkannya ke Kemenkumham. Pendaftaran dilakukan melalui laman https://legalisasi.ahu.go.id/permohonan-legalisasi/index.

Perhatikan secara baik tahapan permohonan legalisasi dokumen tersebut. Pertama-tama, buatlah akun terlebih dulu, kemudian mengunggah berkas-berkas yang mesti dilegalisasi Kemenkumham dan tunggu sekitar satu sampai tiga hari. Dokumen yang telah selesai dilegalisasi bakal ditempelkan stiker di bagian belakangnya.

Tahap selanjutnya adalah mengajukan dokumen ke Kemenlu. Dokumen yang sudah ditempeli stiker dari Kemenkumham bisa langsung diunggah ke aplikasi khusus. Aplikasi itu bertajuk “STEMPEL ASLI” itu bisa diunduh di Playstore. Masukkan data dan verifikasi dokumen lewat aplikasi tersebut, kemudian tunggu selama dua hari. Setiap dokumen dikenakan biaya sebesar Rp25.000.

Langkah terakhir, mengajukan dokumen ke kedutaan besar negara yang dituju. Pengajuan ini bisa dilakukan secara daring (online) ataupun dibawa langsung ke kantor kedutaan. Estimasi waktu pengerjaannya satu hari kerja. Jangan lupa siapkan sejumlah dana untuk membayar biaya kepengurusan dokumen di kedutaan besar.

Penulis: Kristantyo Wisnubroto
Redaktur: Ratna Nuraini/Elvira Inda Sari